Définition du métier d’assistance administrative

L’assistance administrative à domicile a pour but d'aider un particulier, généralement une personne âgée, à gérer l’ensemble des documents de la vie quotidienne : courriers, factures, démarches administratives etc. Il s'agit donc d'une véritable secrétaire personnelle à domicile dont l'intervention se décompose en différentes phases :

lecture et compréhension des documents

explication du contenu des documents à la personne âgées et prise de décision avec elle sur la manière de la traiter

rédaction et expédition de courriers et de documents administratifs, personnels ou comptables

classement des documents

L’aide administrative à domicile consiste également en une prestation de conseils pour la gestion de dossiers relevant de la vie quotidienne comme la santé, la retraite, la tenue du budget, les assurances, les impôts… ainsi que la gestion documentaire nécessitant de réaliser un tri, un rangement, ou l’archivage de documents au domicile.

Enfin, la secrétaire personnelle peut assurer un rôle d'intermédiaire, notamment au téléphone, pour établir un contact ou maintenir un lien, avec des interlocuteurs variés.

Qualités requises pour l’aide administrative

Le poste de secrétaire personnelle nécessite des qualités d’écoute et de concentration afin de faciliter les échanges en faisant preuve de respect et de confidentialité. La secrétaire personnelle doit également posséder des aptitudes rédactionnelles et comptables, être structurée et organisée, se montrer capable de rédiger un document en restant fidèle aux besoins et aux exigences exprimés par le particulier. Enfin, ce métier exige patience et pédagogie afin d'expliquer à la personne aidée le travail réalisé.